Metodología Avanzamos PH
Cómo recibimos y operamos su copropiedad paso a paso
Un proceso ordenado para que el cambio de administración sea transparente, documentado y sin interrupciones en los servicios del edificio o conjunto.
De la propuesta al informe mensual
Cinco etapas con entregables verificables
- 1Paso 1 · Semana previa
Diagnóstico inicial sin costo
Visitamos su conjunto o edificio, recorremos las zonas comunes y cuartos técnicos, revisamos la estructura presupuestal y escuchamos las prioridades del consejo de administración.
Entregable al consejo: Informe de diagnóstico preliminar y propuesta económica con todo incluido.
- 2Paso 2 · Días 1 a 15
Empalme documental, contable y técnico
Recibimos de la administración saliente los libros, las cuentas bancarias, la cartera por unidad, los contratos vigentes, las pólizas y el inventario físico mediante acta formal.
Entregable al consejo: Acta de empalme suscrita y actualización de representación legal en trámite.
- 3Paso 3 · Día 15 a 30
Plan de trabajo de los primeros 90 días
Acordamos con el consejo el cronograma de mantenimientos urgentes y preventivos, el calendario de pagos, las metas de recaudo de cartera y la apertura del portal de residentes.
Entregable al consejo: Matriz de prioridades de 90 días y cronograma anual de mantenimiento.
- 4Paso 4 · Ejecución continua
Operación diaria con un solo equipo
Nuestro equipo ejecuta la administración, la contabilidad, el cumplimiento de la Ley 675, la supervisión de proveedores, el SG-SST y la atención de PQRS sin intermediarios.
Entregable al consejo: Bitácora operativa de visitas, supervisión de contratistas y control de PQRS.
- 5Paso 5 · Corte mensual
Informe ejecutivo integrado al consejo
Dentro de los primeros días de cada mes entregamos al consejo un único informe consolidado con estados financieros, conciliación bancaria, cartera, mantenimiento y convivencia.
Entregable al consejo: Informe mensual integrado publicado para el consejo y estados financieros en el portal.
Herramienta para el consejo
Lista de chequeo de empalme en propiedad horizontal
Estos son los 12 puntos mínimos que verificamos y documentamos al recibir cualquier copropiedad en Medellín y el Valle de Aburrá.
1. Finanzas, bancos y contabilidad
- Extractos y conciliaciones bancarias de todas las cuentas de la copropiedad y del fondo de imprevistos.
- Arqueo de caja menor y paz y salvo de anticipos a proveedores.
- Balances de prueba, auxiliares contables y declaraciones de retención en la fuente.
- Detalle de cartera por edades, acuerdos de pago firmados y procesos ejecutivos vigentes.
2. Aspectos legales y gobierno (Ley 675 de 2001)
- Escritura pública del reglamento de propiedad horizontal y sus reformas.
- Libros de actas de asamblea general y de consejo de administración al día.
- Censo actualizado de propietarios, residentes, arrendatarios y parqueaderos.
- Contratos vigentes de vigilancia, aseo, ascensores, mantenimiento y sus garantías.
3. Operación, equipos y SG-SST
- Póliza todo riesgo de áreas comunes vigente y recibo de pago de prima.
- Hojas de vida y bitácoras de ascensores, bombas hidroflo, planta eléctrica y red contra incendios.
- Documentación del SG-SST de la copropiedad y soportes de planillas PILA de contratistas.
- Inventario físico de activos, herramientas, llaves, controles y equipos de portería.