1. ¿La contabilidad, la asesoría en Ley 675 y la coordinación operativa están incluidas en el honorario mensual?
Verifique por escrito qué servicios hacen parte de la tarifa fija y cuáles se cobran como adicionales.
Recursos de valor
Guía práctica para consejos de administración
Criterios claros para supervisar la gestión de su copropiedad, evaluar propuestas de administración y cumplir con la Ley 675 de 2001.
Criterios de selección
Seis preguntas antes de contratar una administradora
Utilice esta guía en las entrevistas del consejo de administración para comparar propuestas sobre bases objetivas.
2. ¿Las cuentas bancarias y el recaudo en línea están siempre a nombre exclusivo de la copropiedad?
Nunca permita que los recursos de su conjunto o edificio ingresen a cuentas de terceros o de la administradora.
3. ¿Cómo se eligen los proveedores de mantenimiento, vigilancia y aseo?
Exija licitación o cotización comparativa de al menos tres oferentes bajo las mismas especificaciones técnicas y una cláusula expresa de cero comisiones.
4. ¿En qué fecha exacta del mes entregan los estados financieros y el informe al consejo?
Un equipo integrado entrega estados financieros conciliados dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente.
5. ¿Cómo verifican el cumplimiento de SG-SST y seguridad social de los contratistas?
La administradora debe validar mensualmente planillas PILA, ARL y certificados de trabajo en alturas antes de autorizar pagos o labores.
6. ¿La plataforma digital para residentes y las asambleas virtuales tienen costo adicional?
En Avanzamos PH el portal web, la aplicación móvil y la plataforma de asambleas están incluidos sin costo extra.
Planeación anual
Calendario anual de obligaciones de una copropiedad
Primer trimestre (enero – marzo)
- Cierre contable del año anterior, dictamen de revisoría fiscal y elaboración del proyecto de presupuesto.
- Envío de convocatoria con mínimo 15 días calendario y realización de la asamblea general ordinaria (art. 39, Ley 675).
- Publicación del acta de asamblea dentro de los 20 días hábiles siguientes y actualización de representación legal.
Segundo trimestre (abril – junio)
- Aplicación del nuevo presupuesto aprobado y ajuste de expensas comunes en facturación.
- Ejecución de mantenimientos preventivos del primer semestre (bombas, ascensores, lavado de tanques de agua).
- Revisión de cobertura y renovación oportuna de la póliza obligatoria de bienes comunes (art. 15, Ley 675).
Tercer trimestre (julio – septiembre)
- Evaluación semestral de ejecución presupuestal y comportamiento del recaudo de cartera con el consejo.
- Auditoría de cumplimiento del SG-SST, simulacro de emergencias e inspección de redes contra incendios.
- Evaluación de desempeño de empresas de vigilancia, aseo y proveedores recurrentes.
Cuarto trimestre (octubre – diciembre)
- Inspección técnica de cubiertas, fachadas e instalaciones para planear inversiones del año siguiente.
- Segundo lavado y desinfección semestral certificada de tanques de agua potable.
- Pre-cierre contable, depuración de cartera y preparación del borrador de presupuesto con el consejo.
Conceptos clave
Glosario esencial de propiedad horizontal
- Coeficiente de copropiedad
- Índice que establece la participación porcentual de cada propietario en los bienes comunes, en las expensas y en el voto durante la asamblea general.
- Fondo de imprevistos
- Reserva obligatoria equivalente como mínimo al 1 % del presupuesto anual de gastos corrientes hasta alcanzar al menos el 50 % de dicho presupuesto (art. 35, Ley 675).
- Mayoría calificada (70 %)
- Porcentaje del total de coeficientes de la copropiedad exigido por el artículo 46 de la Ley 675 para reformas al reglamento, cuotas extraordinarias mayores a cuatro veces la ordinaria o cambios de destinación.
- Título ejecutivo en PH
- Certificación expedida por el administrador sobre la existencia y monto de la deuda de expensas comunes, suficiente para iniciar proceso ejecutivo de cobro (art. 48, Ley 675).