Puntos clave para el consejo y la copropiedad
- El empalme debe documentarse en un acta formal firmada por la administración saliente, la entrante y el consejo.
- La continuidad operativa (aseo, vigilancia, mantenimiento de ascensores y pagos de servicios públicos) se asegura desde el primer día.
- Si la administración saliente omite entregar algún soporte, se deja constancia escrita sin detener el inicio de la gestión.
1. Decisión del consejo y formalización del nombramiento
Conforme a la Ley 675 de 2001, cuando existe consejo de administración, corresponde a este órgano elegir al administrador, salvo que el reglamento de propiedad horizontal reserve esa facultad a la asamblea general.
El primer paso para una transición ordenada es consignar la decisión en un acta de consejo debidamente firmada, definir la fecha exacta de corte y notificar por escrito a la administración saliente con el cronograma de entrega.
- Acta de consejo de administración con designación del nuevo representante legal.
- Contrato de prestación de servicios de administración revisado por el consejo.
- Trámite de actualización de representación legal ante la alcaldía municipal o distrital correspondiente.
2. Corte contable, bancos y tesorería
El control sobre los recursos de la copropiedad no admite improvisaciones. Durante el empalme se verifica que todas las cuentas bancarias y encargos fiduciarios estén a nombre exclusivo de la persona jurídica de la copropiedad.
Se realiza un arqueo de caja menor, conciliación bancaria al día de corte y revisión detallada de las cuentas por cobrar (cartera por edades) y cuentas por pagar a proveedores.
- Extractos y conciliaciones bancarias de los últimos doce meses.
- Estado de cartera detallado por unidad privada (capital, intereses, acuerdos de pago y procesos jurídicos).
- Actualización de firmas autorizadas y tokens bancarios con esquema de doble aprobación.
- Entrega de libros oficiales, declaraciones tributarias (retención en la fuente, IVA si aplica, información exógena) y soportes contables.
3. Contratos, pólizas, inventario y SG-SST
Una copropiedad no puede detener su marcha mientras cambia de administrador. Por eso el levantamiento operativo se ejecuta en paralelo al empalme documental.
Revisamos el estado físico de las zonas comunes, los cuartos técnicos (bombas hidroflo, planta eléctrica, subestación, ascensores, red contra incendios) y la vigencia de la póliza todo riesgo de áreas comunes.
4. Los primeros 30 días: comunicación con residentes y plan de trabajo
Una vez suscrita el acta de empalme, presentamos a los propietarios y residentes los canales oficiales de atención, el portal de pagos y reservas, y el protocolo de PQRS.
Al cumplir el primer mes, el consejo recibe un informe de diagnóstico y empalme con hallazgos financieros, jurídicos y locativos, acompañado del plan de trabajo priorizado.
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